Otium Clinic Oy:n tietosuojaseloste ja muut ehdot
Pvm: 3.3.2019
1. Rekisterinpitäjä: Otium Clinic Oy
Y-tunnus 2975773-6
Gunnarintie 3 A, 01800 Klaukkala
Puhelin: 0400 425836
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava Merja Fält
Gunnarintie 3 A, 01800 Klaukkala
3. Rekisterin nimi
Otium Clinic
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Otium Clinic Oy:n palvelut on suunnattu etenkin asiakkaille, mutta käyttäjänä voi toimia kuka tahansa henkilö, joka haluaa rekisteröityä (alle 18-vuotiaan lapsen puolesta vain virallinen huoltaja). Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Otium Clinic Oy:n ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä rekisteröidyn antamaan suostumukseen, joka syntyy rekisteröidyn tilatessa uutiskirjeen tai ottaessa yhteyttä sähköisten kanavien kautta, sekä esimerkiksi siltä osin kun rekisteröity itse syöttää tai antaa (asiakaskäynneillä) Otiumin tarjoamiin palveluihin (kuten akupunktio ja anti-age) liittyen tietoja terveydentilastaan tai aiemmasta hoitohistoriastaan.
Henkilötietoja käsitellään Otium Clinic Oy:n tarjoaman verkkoselain- tai sovelluspohjaisen -palvelun toteuttamista ja tarjoamista varten, kanta-asiakasohjelman toteuttamista varten, sekä asiakassuhteen hoitoa varten.
Otium Clinic Oy:n voi käyttää henkilötietoja asiakashistorian, palautteiden, tyytyväisystietojen, kyselyiden ja tutkimusten tekoon, seurantaan ja analysointiin; viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen sekä muuhun palveluiden järjestämiseen, kehittämiseen ja tarjontaan sekä profilointi-tarkoituksiin siten kuin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 11 on tarkemmin kuvattu. Palvelu voi sisältää markkinointiviestintää puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostitse tai multimediaviestin välityksellä sekä palvelun sisäistä verkkosivustolla tai mobiilisovelluksessa tapahtuvaa markkinointia ja muuta viestintää.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Otium Clinic Oy:n ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
Nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
Lähiomainen, huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko.
Tietoja rekisteröidyn toivomista, käyttämistä ja ostamista palveluista sekä merkintä kulloinkin voimassa olevasta kanta-asiakkuuden etuohjelman tasosta ja voimassaoloajasta.
Rekisteröidyn tallentamat itseään koskevat tiedot kuten terveystiedot, muualla kuin Otium Clinic Oy:n saatua hoitoa koskevat tiedot, kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.
Tietoa henkilöistä, jotka ovat hoitaneet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia toivomuksia tai muistiinpanoja.
Henkilötietojen käyttöä koskevia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja rekisteröidyn tekemiä muita valintoja koskevat tiedot.
Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
Rekisteröidyn ja Otium Clinic Oy:n ammattihenkilön välillä käytyä viestintää koskevat tiedot, kuten viestien sisällöt ja lähetysajat.
Muita rekisterin tarkoitukseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva, palvelun käyttämisen yhteydessä tapahtuvasta verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Otium Clinic Oy:n säilyttää henkilötietoja palvelussa niin kauan kuin rekisteröity käyttää Otium Clinic Oy:n palveluja. Otium Clinic Oy voi poistaa tiedot myös tätä ennen, mikäli on selvää, ettei käyttäjä enää käytä palvelua ja hänen asiakassuhteensa Otium Clinic Oy:ssä on myös muutoin päättynyt.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista tietolähteistä:
Rekisteröity itse, ja rekisteröidyn toimesta tapahtuvan Otium Clinic Oy:n palvelujen käytön kautta syntyvät tiedot.
Otium Clinic Oy:n asiakasrekisteri.
Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Otium Clinic Oy:n yhteistyökumppaneiden toimittamia tietoja, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiöltä saatavia tietoja.
Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä ja muut tunnetut järjestelmät.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Tietoja ei luovuteta Otium Clinic Oy:n tai Otium Clinic Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
B Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Otium Clinic Oy:n sähköiset palvelut toimivat verkossa ja niitä voidaan käyttää tietoliikenneyhteyden välityksellä esimerkiksi tietokoneen, matkapuhelimen, mobiililaitteen tai muun älylaitteen selaimen kautta tai muun Otium Clinic Oy:n kulloinkin tarjoaman teknisen sovelluksen välityksellä.
Otium Clinic Oy:n järjestää palvelun ja tietoturvan asianmukaisin teknisin ratkaisuin.
Aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilöllä, jolle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Otium Clinic Oy poistaa palvelujen käytön lopettamisen yhteydessä tai viimeistään viiden vuoden kuluessa kaikki käyttäjän itse tallentamat tiedot sekä käyttäjän profiilin.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata Otium Clinic Oy:n palvelujen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
11. Profilointi
Osana Otium Clinic Oy:n tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Otium Clinic Oy voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.
12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittely toimia, joita Otium Clinic Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Otium Clinic Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Otium Clinic Oy:n voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)
Otium Clinic Oy:n palvelu voi sisältää Otium Clinic Oy:n ja sen kumppaneiden mainoksia. Asiakas ei voi kieltää mainosten esiintymistä palvelussa.
Rekisteröity voi antaa Otium Clinic Oy:n palvelun ulkopuolista suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti, mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.
14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkastaa, mitä muita häntä koskevia tietoja Otium Clinic Oy:n on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi päivittää omia perustietojaan. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, Otium Clinic Oy:n palvelun tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Otium Clinic Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Otium Clinic Oy:lle tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Käytännössä tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröidyn itse Otium Clinic Oy:n palveluun syöttämät rekisteröidyn terveyttä tai aiempaa hoitohistoriaa kuvaavat tiedot.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Otium Clinic Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.
15. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Otium Clinic Oy:n postitse osoitteeseen: Otium Clinic Oy, Gunnarintie 3 A, 01800 Klaukkala. Otium Clinic Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Muut ehdot
Varattujen aikojen peruutuusehdot
Kuluttajansuojalain mukainen 14 päivän peruutusoikeus koskien puhelimitse tai sähköiseen varausjärjestelmään tehtyjä hoitoajanvarauksia alkaa siitä kun vahvistus varauksesta tulee asiakkaan antamaan puhelinnumeroon tekstiviestillä tai sähköisen ajanvarauksen kyseessä ollessa lähetetään asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiin. Mikäli varattu hoitoaika on 14 päivän sisällä varauksesta, asiakas tekemällä varauksen hyväksyy ettei kuluttajansuojalain mukaista 14 päivän peruutusoikeutta sovelleta varattuun hoitoon. Asiakas voi kuitenkin kuluitta peruuttaa varatun hoidon viimeistään 24 tuntia ennen varattua aikaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen merja.falt@otiumclinic.com tai puhelimitse tekstiviestillä numeroon 0400 425836. Mikäli asiakas jättää saapumatta varattuun hoitoon tai peruuttaa ajan alle 24 tunnin sisällä, on Otium Clinicillä oikeus laskuttaa varatun hoidon hinta.
Mikäli Otium Clinic Oy joutuu pakottavista syistä (force majeure) peruuttamaan asiakkaan kanssa sovitun hoidon esimerkiksi äkillisen sairastumisen, laiterikon tai vastaavan vuoksi, ei hoidon peruuntumisesta synny Otium Clinicille korvausvelvollisuutta asiakaalle mahdollisesti aiheutuneiden suorien tai välillisten kulujen osalta, eikä asiakas voi saada korvausta mahdollisen korvaavan hoidon hankintaan liittyen.
Alle 18 vuotiaat
Hoitoja voivat varata vain 18 vuotta täyttäneet, alle 18 vuotta täyttäneiden ajanvarauksen voi suorittaa vain virallinen huoltaja.
Lahjakortit
Lahjakortit ovat voimassa 2 kk lahjakortin ostamisestamisesta lukien, ellei muuta ole sovittu. Lahjakortin hintaa ei hyvitetä rahassa ja niillä varattujen hoitojen peruutuksiin sovelletaan normaaleja peruutusehtoja - mikäli asiakas jättää saapumatta lahjakorttilla varattuun hoitoon tai peruuttaa ajan alle 24 tunnin sisällä, on Otium Clinicillä oikeus katsoa lahjakortti käytetyksi.
Reklamaatiot
Mikäli asiakkaalla on Otium Clinic Oy:ltä ostamaansa palveluun tai tuotteeseen liittyen reklamoitavaa, pyydämme ottamaan yhteyttä kirjallisesti merja.falt@otiumclinic.com tai postitse osoitteeseen Gunnarintie 3A, 01800 Klaukkala. Mahdollisissa riitatilanteissa asiakas voi kääntyä kuluttajaviranomaisten puoleen ottamalla yhteyttä Kuluttajaneuvonnan puhelinpalveluun 09 5110 1200. Kuluttajaneuvonta ohjaa asian tarvittaessa Kuluttajariitalautakunnan ratkaistavaksi. Lisätietoja ja sähköisen asiointi löytyy Kilpailu- ja kuluttajaviraston kotisivuilta (kkv.fi).